ゲスト本周りで行った事務連絡ドキュメントまとめ(2019/12/1新刊)
青春カップ26おつかれさまでした〜〜！
いつもの反省会会場もやろうと思っているのですが、ゲスト本の各種連絡・管理にツールを使用したらかなり作業が楽になったのでそのメモです。
といってもオンラインのドキュメントやフォームを使っただけなのでいまどき珍しいものでもないのですが……。
相手とそれなりに関わりがあるか/ないか等が関わってくるのでコミュニケーションに関する情報は載せません。
が、どんなツールで何を伝えたかわかるサンプルを作ったので、なにしたらいいかわからないよ〜という方はそのままコピーしてご利用ください！
(報連相以外のコミュニケーションについてはここによくまとまっていて便利なのですが、苦言と具体例教授の反復横跳びなのでたのしく読めない方もいるかもしれない)
1.依頼時の情報
GoogleドキュメントにまとめてURLをお知らせしました。
サンプルは以下から確認できます。
コピーして赤字を編集、グレーの補足を削除すればそのまま利用できる…はず！
https://docs.google.com/document/d/1EMldJ6mb35lZ7ItvrB_K61j47sCpdGywIyVpZ0PHx4w/edit?usp=sharing
わたしの場合は途中追記があったので、コメント等で更新がわかるようにしてました。
クリティカルなものがなかったのでそういう対応にしましたが、重要な情報であれば個別に連絡が必要になると思います。
2.ページ数アンケート
ハードルを下げたかったので寄稿は1ページからOKにしていました。
1ページの参加者が複数いた場合は左右のどちらのページになるか割り振る必要があるため、ページ数アンケートを用意してます。
https://forms.gle/83qF6kRk8SYpGsdH6
2ページ以上の方は回答しなくてもOKだったのですが、みなさんにご協力いただけたので原稿を頂く前に全体のボリューム感がわかったのが大収穫でした。
3-1.掲載&発送情報
今回の本はとにかくゲストさまの感想送り先を大きく載せたかったのでコメントカットをなしにしています。
あとは自分が寄稿したとき、〆切ギリギリでコメントカットを用意するのが時間的に厳しかったとか、他の作業もある中でコメントカットの編集時間がどれぐらいとれるかわからなかったとか微妙に不安があったのもあります。
pixiv、Twitter、感想URL、発送情報など扱う情報が多かったのでページ数アンケートと同様にGoogleフォームを使いました。
https://forms.gle/2QCWU1Lz6utdS4Y76
入力された情報はスプレッドシートに書き出せるので、どなたからどんな情報がきているかすぐ確認できてよかったです。
時間があったら試してみてほしいのですが「本のお渡しについて」で郵送を選ぶと次のページで郵便番号などを入力するページに飛びます。イベントで受けとる場合は「次へ」を押した段階で終了。
絶対に必要な項目は入力しないと進めない設定にしていたので書き忘れが発生しないのも便利でした～～！
郵送サービスによってはオンラインで送付先を登録してラベル印刷できたりするので、大勢参加するときは特に手間が減ると思います。
3-2.入稿フォーム & 発送情報(2020/10/13追記)
↑のフォームをアップデートしたのでメモに追記です。
大きな変更点は以下の2つ。
①入稿データをもらうためのデータ転送サービスURLもフォームから集める
②イベントでの手渡しを削除、郵送のみの対応に(WEBイベント新刊仕様)
あとは細かいご案内分を変更しました。3-1, 3-2を見ながら、状況に合わせて修正すると使いやすい……はず！
①の原稿データ集めに関してですが、Googleフォームは本当にさいこうなので実は【ファイルのアップロード】ができます。
なんと！転送サービスを使わなくても直接原稿データがアップできる！！！！！！！便利〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜！
なのですが、
1. アップロードする寄稿者がGoogleアカウントでログインしなければならない
2. フォーム作成者のドライブにアップロードされる(無料版だとアカウント単位で容量制限があるので足りそうか？の確認が必要)
という2つの条件があります。
今回はGoogleアカウントのログイン必須によって発生する参加者の理解コスト & わたしの説明コストのリスクが気になったためデータ転送サービスURLをフォームに入力という形を取りましたが、参加者の種類によってはフォームからアップロードのほうが手間が少ないかもしれません。
4.執筆者管理シート(2020/10/13追記)
執筆者を管理するためのシートです。
ゲストに誘いたい方のリストに、下記の機能を追加しています。
・寄稿のお誘い連絡をしたかどうか
・寄稿の可不可
・ページ数管理
・備考欄
終わりに
はぁ～～～～っっ ごちゃごちゃ書きましたが今回本が出たのはゲストのみなさまのおかげなので！原稿がないと本は出ないので！！！！！！！！！！寄稿頂いたみなさまありがとうございました！！！！！！！！！！！
本をお手にとってくださった方はもしよかったらゲストさまに感想を送ってください～～～～～～～～！！！！！！！！！！！！！
よろしくお願いします！！！！！！！
